Votre société est-elle à risque d'une radiation sans votre consentement?

Le Registraire des entreprises du Québec (REQ) consigne les informations de base sur l'ensemble des sociétés régies par la Loi sur les sociétés par actions. Il est de la responsabilité des administrateurs de chaque société de s'assurer que les informations qui s'y retrouvent sont toujours à jour, notamment l'adresse du siège social, le nom et l'adresse des administrateurs, des actionnaires, ses principales activités, l'adresse de ses établissements, etc. L'administrateur doit s'acquitter de cette tâche à chaque année en transmettant au REQ une déclaration annuelle, avec ou sans modification.

Nous avons été informés, en tant qu'intermédiaire accrédité, que le REQ est actuellement dans un processus de radiations d'entreprises qui ont négligé, volontairement ou non, de produire leurs déclarations annuelles pour deux (2) années consécutives. En effet, en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises, le REQ peut radier toute entreprise qui ne s'acquitte pas de cette obligation.

Il ne faut pas confondre le dépôt de la déclaration annuelle au REQ et la mise à jour annuelle du livre corporatif, notamment les résolutions annuelles. Il s'agit de deux (2) obligations distinctes et qui ont des conséquences différentes.

Si votre société, de juridiction québécoise, fait l'objet d'une radiation d'office par le REQ pour la non-production de ses déclarations annuelles, elle perd sa capacité juridique de contracter. La société risque donc d'engendrer des complications avec ses relations d'affaires, ses fournisseurs, les instances gouvernementales et sa clientèle. Si votre société est actuellement « radiée d'office », il est possible de rectifier la situation. Il faudra notamment déposer une demande de révocation de radiation auprès du REQ, accompagnée de toutes les déclarations annuelles qui n'ont pas été produites et acquitter les frais ainsi que les pénalités exigées pour le dépôt de chaque document.

De surcroit, si votre société a été constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (juridiction canadienne), elle doit en sus produire un rapport annuel auprès de Corporations Canada. À défaut de respecter cette obligation deux (2) années consécutives, le Directeur de Corporations Canada applique avec beaucoup de rigueur les dispositions légales relatives à la dissolution des sociétés. Par ailleurs, si la société canadienne détenait des biens au moment de la dissolution, elle devra également faire une demande auprès des autorités en vue d'obtenir la rétrocession de ses biens, à moins que la Couronne en ait disposée. Il faudra alors prévoir quelques milliers de dollars en frais d'administration ainsi que des délais considérables avant que la société ne retrouve la propriété de ses biens.

Pour vous éviter ces tracas, LRV notaires s.e.n.c.r.l. met à la disposition des sociétés un service de mise à jour annuelle, à un coût très compétitif. Ce service professionnel comprend notamment la préparation des résolutions annuelles, mais également le dépôt des déclarations annuelles auprès du REQ et auprès de Corporations Canada, le cas échéant.

N'hésitez pas à communiquer avec l'un de nos notaires spécialisés en droit des affaires pour avoir de plus amples informations.