Politique de confidentialité des renseignements personnels

Préambule

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la présente politique ») s’applique au site Internet de LRV Notaires s.e.n.c.r.l. ainsi qu’à l’ensemble des renseignements personnels recueillis par notre étude.

Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent LRV Notaires s.e.n.c.r.l.

Par la présente politique, LRV Notaires s.e.n.c.r.l. a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de notre site Internet ou par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).

LRV Notaires s.e.n.c.r.l. recueille, utilise, divulgue et conserve différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur , de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable, ainsi qu’à la Loi sur le notariat et ses règlements, dont le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, tout en ayant à cœur la confidentialité desdits renseignements.

En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique.

Notre engagement

Au sein de LRV Notaires s.e.n.c.r.l., nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients, alors que nous nous faisons un devoir de respecter la vie privée.

Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels.

Il est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.

À cet égard, LRV Notaires s.e.n.c.r.l. s’engage à prendre tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession.

Plus particulièrement, LRV Notaires s.e.n.c.r.l. s’engage, notamment, à :

• Former son personnel quant à la protection des renseignements personnels;
• Évaluer les risques relatifs à la vie privée;
• Mettre en place tous les moyens nécessaires à la protection des renseignements personnels;
• Obtenir le consentement des personnes lorsque requis;
• Lors d’incident de confidentialité, remplir le registre des incidents de confidentialité, aviser, au besoin, les personnes concernées, enquêter sur les circonstances de l’incident et prendre les mesures nécessaires afin d’éviter un nouvel incident du même genre;
• Répondre en temps opportun aux questions, demandes et plaintes relatives aux renseignements personnels et à leur protection.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Renseignements personnels recueillis

LRV Notaires s.e.n.c.r.l. est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.

Les renseignements personnels proviennent des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de LRV Notaires s.e.n.c.r.l., ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.

LRV Notaires s.e.n.c.r.l. collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. De plus, elle ne recueille que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Ces informations sont régulièrement mises à jour lors des rencontres avec nos notaires ou le personnel de l’étude qui nous fournissent les informations à actualiser, le cas échéant.

Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En général, ils ne peuvent être partagées sans le consentement de la personne concernée.

Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :

• Nom et prénom;
• Date de naissance / date de décès;
• Genre;
• Langue parlée;
• Numéro d’assurance sociale;
• Adresse de domicile;
• Numéros de téléphone et de télécopieur;
• Adresses électroniques;
• Situation familiale et matrimoniale;
• Données médicales.

Vous pouvez d’ailleurs nous transmettre des informations confidentielles, entre autres :

• Renseignements relatifs à votre activité professionnelle : poste et fonction;
• Revenus / dépenses;
• Nom de l’avocat;
• Nom du conseiller bancaire;
• Nom du conseiller financier;
• Coordonnées de l’institution bancaire;
• Information de carte de crédit.

Afin de créer, d’obtenir et de mettre à jour les dossiers, nos clients doivent signer un formulaire de consentement qui sera ensuite ajouté à leur dossier.

Vérification de l’identité

Selon l’article 5 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, chapitre N-3, r. 17, lorsque le notaire fournit des services juridiques qui requièrent la réception d’un acte notarié ou la réception, le versement ou le virement de fonds ou qu’il donne des instructions à cet effet, il doit préalablement obtenir les renseignements et les documents concernant l’identité et procéder à la vérification de l’identité du client et du mandataire.

Une preuve de vérification de l’identité est conservée au dossier du client.

La vérification de l’identité se fait au moyen de 2 documents entre : le permis de conduire, l’acte de naissance, la carte d’assurance maladie et/ou le passeport.

Objectifs du traitement des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :

• Ouverture des dossiers;
• Communiquer avec le client;
• Traitement de dossiers;
• Répondre à des enquêtes de satisfaction et réaliser des analyses statistiques pour améliorer les services et mieux connaître les clients;
• Traiter les candidatures pour des postes;
• Répondre à des obligations légales ou réglementaires;
• Facturation et collection;
• Production de documents de nature juridique;
• Communiquer avec d’autres professionnels;
• Communiquer avec les autorités gouvernementales;
• Communiquer avec les tribunaux;
• Toute autre utilisation pertinente à notre mandat.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont confidentiels et seuls les membres de l’équipe de LRV Notaires s.e.n.c.r.l. ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.

En tant que notaires et employés de LRV Notaires s.e.n.c.r.l., nous sommes autorisés à accéder aux renseignements personnels, et il est primordial que nous saisissions pleinement l’importance de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Nos formations nous inculquent clairement la nécessité de n’utiliser ces renseignements que dans le cadre des objectifs spécifiques prévus. D’ailleurs, dès leur entrée en service, les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel devront signer une entente de confidentialité.

LRV Notaires s.e.n.c.r.l. prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.

Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

Collecte des renseignements personnels via notre site Internet

a) La collecte automatique

Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.

Nous pourrions, par exemple, connaître :

• Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez;
• Votre adresse IP;
• Les pages que vous visitez;
• La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
• Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.

La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.

b) Utilisation de témoins (cookies)

Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage.

Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple).

Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.

Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

c) Renseignements fournis par l’utilisateur

Lorsque vous interagissez avec LRV Notaires s.e.n.c.r.l., il peut vous arriver de nous transmettre des renseignements personnels, notamment, à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, par exemple :

• Vos renseignements d’identité (nom ou prénom);
• Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);
• Vos renseignements relatifs à votre activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que nous pouvons utiliser pour répondre à votre requête ou pour traiter toutes autres demandes d’informations, s’il y a lieu.

Vous pouvez aussi nous transmettre vos renseignements à des fins de recrutement, lorsque vous postulez un emploi auprès de notre étude. Dans ce cas, nous vous demanderons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et votre curriculum vitae. Nous conserverons alors vos renseignements conformément aux politiques applicables à nos employés. Uniquement les personnes autorisées au sein de notre étude ont accès à ces renseignements.

Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur, sauf si cette collecte est manifestement au bénéfice de ce mineur.

d) Médias sociaux

Quoique nous préférions éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.

Il est par ailleurs possible que vous remplissiez un formulaire afin d’assister à l’une de nos conférences, et ce, en cliquant sur l’une de nos publicités, alors que nous collecterons votre prénom, votre nom et votre adresse courriel.

Liens externes

Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire et conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.

L’article 20 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, chapitre N-3, r. 17, mentionne que le notaire doit conserver chaque dossier pendant au moins 10 ans à compter du dernier service professionnel rendu.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels de façon papier et numérique, conformément à nos obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable, la Loi sur le notariat, chapitre N-3, et ses règlements, dont le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, chapitre N-3, r. 17, et ce, alors que nous avons des dossiers pour chaque transaction civile et un dossier général en matière corporative pour chaque société.

Les renseignements personnels sont conservés de la manière suivante :

• Sous forme papier, dans les locaux de l’étude ou de ses filiales;
• Sous forme numérique, dans les ordinateurs, présents dans nos locaux;
• Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel Para-Maître, lequel est supporté par l’entreprise Avancie inc., utilisé par notre étude dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.
• Sous forme numérique, pour les employés dans ethris.
• Les actes notariés en minute sont conservés sous forme papier dans la voûte de l’étude ou de ses filiales;

Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels

Les clients ont la possibilité de recevoir à tout moment une copie de la présente politique en accédant à notre page sur notre site Interet à l’adresse suivante : https://www.lrvnotaires.com/protection-des-renseignements-personnels.

En adressant une demande écrite à notre étude située au 100, rue la Gare, Saint-Jérôme, Québec, J7Z 2C1 ou en envoyant un courriel à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mélanie Gagnon, mgagnon@lrvnotaire.com, vous pouvez accéder à vos informations. Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les délais les plus brefs, et au plus tard dans les 30 jours suivants la réception de votre demande.

À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.

Modification de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Nous vous informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d’y vérifier les changements.

Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

Violation de la protection des renseignements personnels

Si nous pensons que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les personnes touchées et notre assureur seront avisés.

Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents.

Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique.

Droit d’accès ou de rectification

Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : mgagnon@lrvnotaires.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Questions ou commentaires et plaintes

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : mgagnon@lrvnotaires.com, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais, et ce, au plus tard dans les 30 jours suivants la réception de vos questions ou commentaires, afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre étude.

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

La loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.

Responsable de la confidentialité des renseignements personnels

Nom : Mélanie Gagnon, CPA

Fonction : Directrice générale

Téléphone : 450-432-4134 #240

Adresse courriel : mgagnon@lrvnotaires.com