Le livre de la société et sa mise à jour

La gestion du livre des minutes de la société est un champ de pratique exclusif aux notaires et aux juristes. Au moment de l’incorporation, il est recommandé de créer un livre de société en bonne et due forme, selon les règles de l’art.

Toutes les sociétés incorporées sont tenues de posséder un livre des minutes, de le conserver en lieu sûr et de l’actualiser. Dans le livre de société, nous retrouvons notamment le certificat de constitution, les résolutions et les procès-verbaux des assemblées des actionnaires et des administrateurs, les conventions d'actionnaires, s'il y a lieu, de même que les registres des administrateurs, des actionnaires, des valeurs mobilières et des transferts, ainsi que les certificats d'actions.

De plus, il est important de veiller annuellement à la mise à jour du livre de la société. Il est donc requis de procéder à l'adoption des états financiers, l'élection des administrateurs pour la prochaine année, la désignation d'un expert-comptable, la ratification des actes posés par les administrateurs, pendant le dernier exercice financier, la dispense de nomination de vérificateur ainsi que la désignation des dirigeants. Ces formalités effectuées régulièrement à chaque année permettent de réduire les délais lors de la mise en place des garanties exigées par les créanciers lors de l'octroi de financement, elles facilitent les vérifications fiscales et constituent la preuve des décisions prises aux cours des années. Vous devez également produire un état de renseignements auprès du Registraire des Entreprises et un rapport annuel auprès de Corporations Canada (dans le cas des sociétés de régime fédéral). À défaut, les autorités gouvernementales pourraient radier votre société et vous imposer des pénalités.

L'équipe LRV notaires du droit des affaires, vous offre de prendre en charge la mise à jour annuelle de votre livre de société. Elle s'assure également de produire les documents requis auprès du Registraire des Entreprises et auprès de Corporations Canada, s'il y a lieu. De plus, votre livre sera conservé dans la voûte de l'étude pour une meilleure sécurité. Vous avez également l'opportunité de rencontrer annuellement un notaire en droit des affaires pour discuter des différents projets à venir et vous informer de leur impact sur le plan légal.

Pensez-y et contactez votre notaire spécialiste en droit des affaires afin de mettre en place une saine gestion et une éthique de travail professionnelle au niveau de votre livre de minutes.